اتاق بایگانی و اسناد

فن طبقه بندی، تنظیم ، نگهداری و حفاظت اسناد ومدارک، بر طبق روشی معین به نحوی که در اسرع وقت و با کمال سهولت و با صرف حداقل هزینه، نیروی انسانی و وقت، بتوان به آن اسناد دست یافت و یا محل نگهداری اسناد بر طبق ضوابط معین و علمی

انواع بایگانی براساس نوع اسناد و کاربری آنها :

الف-بایگانی جاری:نوعی تشکیلات اداری که عهده دار ثبت وضبط اسنادوسوابق جاری ونیمه جاری سازمان وارائه اطلاعات آنهابه افراد ذیصلاح است.

ب- بایگانی راکد:واحدی اداری است که عهده دار ثبت وضبط اسنادوسوابق راکد وارائه اطلاعات آنها به افراد ذی صلاح است .

ج- مرکز اسناد راکد : واحدی سازمانی است که اغلب وابسته به آرشیو ملی می باشد و ضمن حفظ و نگهداری اسناد راکد و بازیابی اطلاعات آنها ، اقدامات پیش آرشیوی را نیزانجام می دهد .

– روشهای بایگانی : ۱ -متمرکز ۲ -نیمهمتمرکز ۳ -غیرمتمرکز/پراکنده

– مزایای نظام غیر متمرکز:

نزدیک بودن پرونده ها به استفاده کنندگان

آشنا بودن اقدام کنندگان به عناوین پرونده ها

احساس تعلق بیشتر بایگان به اداره خودو در نتیجه کارآیی بیشتر

اسناد ملی:

هرگونه اطلاعاتی به شکلهای نوشتاری، دیداری، شنیداری، مغناطیسی ، الکترونیکی و دیگر صورتهای ممکن که در کلیه وزارتخانه ها، سازمانها، شرکتهای دولتی، شهرداریها، نهادها و موسسات دولتی و وابسته به دولت ایجاد و یا دریافت شده و واجد ارزش نگهداری دائم باشد، اسناد ملی گفته می شود.

مصادیق اسناد ملی: اسناد مذکور شامل کلیـۀ اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده ها، عکسها، نقشه ها، کلیشه ها، نمودارها، فیلمها، نوارهای ضبط صوت و سایراسنادی که در دستگاه دولت تهیه شده یا به دستگاه دولت رسیده و به طوردائم یا غیر دائم در تصرف دولت می باشد و از لحاظ اداری ، مالی، اقتصادی ، قضائی ، سیاسی، فرهنگی ، علمی ، فنی و تاریخی به تشخیص سازمان اسناد و کتابخانۀ ملی ایران، ارزش نگهداری دائم را داشته باشند.

مراجع مسئول رسیدگی و نظارت بر اسناد ملی کشور:

۱ -شورای اسناد ملی ۲ -سازمان اسنادو کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران ۳ -دیوان محاسبات کشور ۴ -وزارت دادگستری