اتاق بايگاني و اسناد

فن طبقه بندي، تنظیم ، نگهداري و حفاظت اسناد ومدارك، بر طبق روشی معین به نحوي که در اسرع وقت و با کمال سهولت و با صرف حداقل هزینه، نیروي انسانی و وقت، بتوان به آن اسناد دست یافت و یا محل نگهداري اسناد بر طبق ضوابط معین و علمی

انواع بایگانی براساس نوع اسناد و کاربري آنها :

الف-بایگانی جاري:نوعی تشکیلات اداري که عهده دار ثبت وضبط اسنادوسوابق جاري ونیمه جاري سازمان وارائه اطلاعات آنهابه افراد ذیصلاح است.

ب- بایگانی راکد:واحدي اداري است که عهده دار ثبت وضبط اسنادوسوابق راکد وارائه اطلاعات آنها به افراد ذی صلاح است .

ج- مرکز اسناد راکد : واحدي سازمانی است که اغلب وابسته به آرشیو ملی می باشد و ضمن حفظ و نگهداري اسناد راکد و بازیابی اطلاعات آنها ، اقدامات پیش آرشیوي را نیزانجام می دهد .

– روشهاي بایگانی : 1 -متمرکز 2 -نیمهمتمرکز 3 -غیرمتمرکز/پراکنده

– مزایاي نظام غیر متمرکز:

نزدیک بودن پرونده ها به استفاده کنندگان

آشنا بودن اقدام کنندگان به عناوین پرونده ها

احساس تعلق بیشتر بایگان به اداره خودو در نتیجه کارآیی بیشتر

اسناد ملی:

هرگونه اطلاعاتی به شکلهاي نوشتاري، دیداري، شنیداري، مغناطیسی ، الکترونیکی و دیگر صورتهاي ممکن که در کلیه وزارتخانه ها، سازمانها، شرکتهاي دولتی، شهرداریها، نهادها و موسسات دولتی و وابسته به دولت ایجاد و یا دریافت شده و واجد ارزش نگهداري دائم باشد، اسناد ملی گفته می شود.

مصادیق اسناد ملی: اسناد مذکور شامل کلیـۀ اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده ها، عکسها، نقشه ها، کلیشه ها، نمودارها، فیلمها، نوارهاي ضبط صوت و سایراسنادي که در دستگاه دولت تهیه شده یا به دستگاه دولت رسیده و به طوردائم یا غیر دائم در تصرف دولت می باشد و از لحاظ اداري ، مالی، اقتصادي ، قضائی ، سیاسی، فرهنگی ، علمی ، فنی و تاریخی به تشخیص سازمان اسناد و کتابخانۀ ملی ایران، ارزش نگهداري دائم را داشته باشند.

مراجع مسئول رسیدگی و نظارت بر اسناد ملی کشور:

1 -شوراي اسناد ملی 2 -سازمان اسنادو کتابخانه ملی جمهوري اسلامی ایران 3 -دیوان محاسبات کشور 4 -وزارت دادگستري