فن طبقه بندی، تنظیم ، نگهداری و حفاظت اسناد ومدارک، بر طبق روشی معین به نحوی که در اسرع وقت و با کمال سهولت و با صرف حداقل هزینه، نیروی انسانی و وقت، بتوان به آن اسناد دست یافت و یا محل نگهداری اسناد بر طبق ضوابط معین و علمی
انواع بایگانی براساس نوع اسناد و کاربری آنها :
الف-بایگانی جاری:نوعی تشکیلات اداری که عهده دار ثبت وضبط اسنادوسوابق جاری ونیمه جاری سازمان وارائه اطلاعات آنهابه افراد ذیصلاح است.
ب- بایگانی راکد:واحدی اداری است که عهده دار ثبت وضبط اسنادوسوابق راکد وارائه اطلاعات آنها به افراد ذی صلاح است .
ج- مرکز اسناد راکد : واحدی سازمانی است که اغلب وابسته به آرشیو ملی می باشد و ضمن حفظ و نگهداری اسناد راکد و بازیابی اطلاعات آنها ، اقدامات پیش آرشیوی را نیزانجام می دهد .
– روشهای بایگانی : ۱ -متمرکز ۲ -نیمهمتمرکز ۳ -غیرمتمرکز/پراکنده
– مزایای نظام غیر متمرکز:
نزدیک بودن پرونده ها به استفاده کنندگان
آشنا بودن اقدام کنندگان به عناوین پرونده ها
احساس تعلق بیشتر بایگان به اداره خودو در نتیجه کارآیی بیشتر
هرگونه اطلاعاتی به شکلهای نوشتاری، دیداری، شنیداری، مغناطیسی ، الکترونیکی و دیگر صورتهای ممکن که در کلیه وزارتخانه ها، سازمانها، شرکتهای دولتی، شهرداریها، نهادها و موسسات دولتی و وابسته به دولت ایجاد و یا دریافت شده و واجد ارزش نگهداری دائم باشد، اسناد ملی گفته می شود.
مصادیق اسناد ملی: اسناد مذکور شامل کلیـۀ اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده ها، عکسها، نقشه ها، کلیشه ها، نمودارها، فیلمها، نوارهای ضبط صوت و سایراسنادی که در دستگاه دولت تهیه شده یا به دستگاه دولت رسیده و به طوردائم یا غیر دائم در تصرف دولت می باشد و از لحاظ اداری ، مالی، اقتصادی ، قضائی ، سیاسی، فرهنگی ، علمی ، فنی و تاریخی به تشخیص سازمان اسناد و کتابخانۀ ملی ایران، ارزش نگهداری دائم را داشته باشند.
مراجع مسئول رسیدگی و نظارت بر اسناد ملی کشور:
۱ -شورای اسناد ملی ۲ -سازمان اسنادو کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران ۳ -دیوان محاسبات کشور ۴ -وزارت دادگستری